Como validar várias chaves de NF-e de uma vez
Quem concilia notas de fornecedores ou prepara uma auditoria raramente tem uma chave só. Dá para conferir a estrutura e o dígito verificador de uma lista inteira em segundos, desde que o resultado volte para a planilha sem perder dígitos.
Quando a conferência em lote ajuda
Conferir uma chave de acesso na mão é rápido. Conferir 300 não é, e é nesse volume que aparecem os erros: um dígito trocado ao digitar, uma chave cortada ao copiar do PDF, a mesma nota lançada duas vezes. A conferência em lote não diz se a nota existe, mas separa depressa o que está estruturalmente certo do que precisa de atenção.
Alguns casos em que ela poupa tempo:
- Lista de notas recebidas em um mês, antes de lançar no sistema.
- Chaves coletadas de e-mails e PDFs, com formatos misturados (com espaço, com ponto, coladas).
- Revisão de uma planilha herdada, em que não se sabe quais chaves foram digitadas à mão.
- Procura de duplicidades antes de pagar fornecedores.
Como montar a lista
Use uma chave por linha. A ferramenta aceita espaços, pontos, traços e letras minúsculas, e ignora as linhas em branco. Por isso você pode colar direto da planilha, do e-mail ou de uma exportação do sistema, sem limpar antes. O limite é de 2.000 linhas por vez.
Lendo o resultado
Cada linha vira um registro com o resultado da conferência. Quando algo não bate, o motivo aparece na própria linha, sem interromper as demais.
| Alerta | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Chave com tamanho diferente de 44 | Falta ou sobra caractere, em geral por cópia incompleta | Copie de novo da fonte, de preferência do XML |
| Dígito verificador não confere | Algum dos 43 primeiros caracteres foi digitado errado, ou o último está errado | Releia a chave original |
| Código de UF inexistente ou mês inválido | A parte inicial não segue a estrutura da chave | Provável erro de digitação ou campo errado |
| CNPJ do emitente com dígitos que não conferem | O bloco do emitente não passa na validação do CNPJ | Confirme o emitente na nota |
| Chave repetida | A mesma chave já apareceu em uma linha anterior | Veja se a nota foi lançada em duplicidade |
Uma linha que "confere" quer dizer que a estrutura e o dígito estão consistentes. Não quer dizer que a nota existe, está autorizada ou foi cancelada. Essa informação só a SEFAZ confirma, pelo portal nacional da NF-e ou pelo seu sistema fiscal.
O CNPJ alfanumérico na chave
Com o CNPJ alfanumérico, o campo do emitente dentro da chave também pode ter letras maiúsculas e números. A conferência em lote já aceita essas chaves e recalcula o dígito com o mesmo método do CNPJ alfanumérico, em que cada caractere vale o seu código menos 48. Se a sua lista tem chaves de fornecedores com CNPJ novo, elas não precisam de tratamento especial.
Levando o resultado para o Excel
O botão "Copiar resultado em CSV" gera um texto com colunas separadas por ponto e vírgula: linha, chave, confere, UF, emissão, emitente, modelo, série, número e alertas. Cole em um arquivo de texto salvo com a extensão .csv e abra no Excel.
Há um cuidado importante com a chave. O Excel guarda números com no máximo 15 dígitos de precisão, e a chave tem 44. Se ela for interpretada como número, o Excel a transforma em notação científica e perde os dígitos finais, e a chave fica irrecuperável. Para evitar isso, o CSV mostra a chave em grupos de quatro caracteres separados por espaço (por exemplo, 3526 0111 2223 ...), o que faz o Excel tratá-la como texto. Se você precisar da chave sem espaços, use a função de substituir espaços em uma coluna ao lado.
Mesmo assim, se for importar o CSV por outro caminho (como "De texto/CSV" em Dados), marque a coluna da chave como Texto na tela de importação.
Privacidade
A lista é lida no seu navegador. Nada é enviado a servidor nenhum, e a ferramenta não consulta a SEFAZ. Chaves de notas fiscais identificam empresas e valores, então essa característica importa quando a lista vem de um cliente.
Um roteiro simples de conciliação
- Cole a lista e leia o resumo: quantas conferem.
- Resolva primeiro as de tamanho errado e dígito errado, que costumam ser digitação.
- Veja as repetidas antes de pagar ou lançar.
- Copie o CSV e junte ao seu controle de pagamentos pela chave.
- Para as notas que importam (valor alto, fornecedor novo), consulte a situação na SEFAZ.
A ferramenta de decodificação de chave de NF-e faz tudo isso, e o guia Como conferir a chave de acesso da NF-e explica o cálculo do dígito verificador em detalhe.